In den meisten Fällen sind zu hohe Druckkosten in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen die Regel. Allzu oft wird viel zu viel Geld für den Einsatz und den Betrieb von Kopierern, Druckern, Faxen, Multifunktionsgeräten und für das Drucken von Dokumenten insgesamt bezahlt. Zahlreiche von uns durchgeführte Druckkostenanalysen bestätigen das immer wieder, genauso wie diverse Markterhebungen. Deutsche Unternehmen geben beispielsweise rund 34 Mrd. Euro pro Jahr für das Drucken von Dokumenten aus. Das entspricht etwa der Höhe des deutschen Verteidigungsetats und im Schnitt bis zu 6 % des Umsatzes. Sehr bedenklich ist allerdings das von den jeweils Verantwortlichen nicht einmal 25% wissen wie hoch die Druckkosten sind. Bei größeren Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern sieht es noch schlechter aus, hier kennen lediglich 13,6% die Höhe der eigenen Druckkosten. Diese und weitere interessante Daten, Fakten und Zahlen finden Sie mit Quellenangabe auch in unserer Rubrik Markterhebungen.
Intransparente Druckkosten sind eine der Hauptursachen für zu hohe Druckkosten
Die Gründe für zu hohe Druckkosten sind vielfältig. Die Möglichkeiten Druckkosten, ohne professionelle Druckkostenberatung zu senken, sind begrenzt. Kernproblem aber ist fehlende Druckkostentransparenz.
Mit Druckkosten verhält es sich ähnlich wie mit einem Eisberg. Nur ein Teil der Druckkosten ist wirklich sichtbar, ein großer Teil der Druckkosten aber nicht. Diese versteckten Kosten gilt es sichtbar zu machen um die verborgenen Potenziale zu heben und die Druckkosten senken zu können.
Das Beschaffungsmanagement trennt zum Teil die Anschaffungswege für Kopierer, Drucker, Faxe, Multifunktionsgeräte und zugehörige Softwarelösungen, was nicht mehr zeitgemäß ist. Bei der Anschaffung liegt der Focus überwiegend auf den Beschaffungskosten, die aber nur rund 21% der Gesamtkosten (TCO = Total Cost of Ownership) ausmachen. Die mit rund 79% weitaus größere Position der Betriebskosten (Verbrauchsmaterial, Wartung, Service, Administration), wird oft nicht ausreichend betrachtet. Diese Zahlen werden durch weltweite Studien von Gartner und anderen belegt.
Die wenigsten Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen wissen, wie viel Geld für das Drucken von Dokumenten tatsächlich ausgegeben wird. Bei den Kopier- und Multifunktions-Systemen existiert meist noch ein Kostenüberblick, da üblicherweise Nutzungsverträge mit all-in Konditionen bestehen, bei denen nach produzierten Seiten abgerechnet wird. Bei den weitaus kostenintensiveren Druckern aber, fehlt meist der Überblick. Hinzu kommt das die Systemlandschaft im Druckerbereich oftmals sehr heterogen ist, was den Überblick zusätzlich erschwert. Verbrauchsmaterial wird separat gekauft, teilweise sogar von unterschiedlichen Stellen im Unternehmen. Aufwendungen für Ersatzteile, Reparaturen, Wartung, Service oder Ersatzbeschaffung werden separat beauftragt und selten berücksichtigt. Das tatsächliche Druckvolumen und dessen Verteilung ist nicht ausreichend genug bekannt.
Das sind einige der Faktoren, die die Druckkostentransparenz beeinträchtigen.
Die Erfahrung zeigt: „intransparente Druckkosten = hohe Druckkosten"!
Auch wenn Ihr Unternehmen oder Ihre öffentliche Verwaltung bereits mit einem „all-in" Konzept für alle Kopierer, Multifunktions-Systeme und Drucker arbeitet und eventuell bereits Druckkosten senken konnte, schlummern meist noch hochinteressante Einsparpotenziale um die Druckkosten weiter zu reduzieren. Die am Markt angebotenen Seitenpreiskonzepte sind durch Ihre Gesamtverpoolung zwar praktisch in der Abrechnung, aber gerade durch die Gesamtverpoolung, ebenfalls sehr intransparent.
Wenn auch Sie Ihre Druckkosten senken wollen, sprechen Sie mit uns. Wir nehmen uns gerne Zeit für Sie.